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Condiciones
del servicio
CONTRATO Y CONDICIONES DE USO KLIKTICKET DE KLIKAIR TECHNOLOGIES
ESTIPULACIONES
PRIMERA: OBJETO DEL CONTRATO
SEGUNDA: IDENTIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN AFECTADA
- Clientes
- Proveedores
- Facturas
- Tickets
TERCERA: DURACIÓN
El presente acuerdo tiene una duración de un año desde la fecha de la firma del presente documento y será prorrogado automáticamente en los mimos términos y condiciones. La baja del contrato deberá comunicarse con dos meses de antelación.
Una vez finalice el presente contrato, KLIKAIR debe suprimir/devolver al CLIENTE, o devolver a otro encargado que designe el CLIENTE toda la información que obre en su poder relativa a tratamiento de los datos que durante la prestación del servicio haya realizado con y todos los registros realizados con los datos personales y eliminar y/o borrar definitivamente cualquier copia que de dichos datos y de su tratamiento esté en su poder.
CUARTA: OBLIGACIONES DE KLIKAIR
KLIKAIR y todo su personal se obliga a:
1-. Utilizar los datos personales objeto de tratamiento, o los que recoja para su inclusión sólo para la finalidad objeto de este encargo. En ningún caso podrá utilizar los datos con ninguna otra finalidad n contratada expresamente con el CLIENTE ni para fines de éste, ni para fines propios de KLIKAIR, ni para los fines de ningún tercero.
2-. Tratar los datos de acuerdo con las instrucciones escritas del CLIENTE. Si KLIKAIR considera que alguna de las instrucciones infringe el Reglamento (UE) 2016/679 o cualquier otra disposición en materia de protección de datos de la Unión o de los Estados miembros, el encargado informará por escrito inmediatamente al CLIENTE.
3-. Llevar, por escrito, un registro de todas las categorías de actividades de tratamiento efectuadas por cuenta del CLIENTE, que contenga:
A. El nombre y los datos de contacto del encargado o encargados del CLIENTE por cuenta del cual actúe el encargado y, en su caso, del representante del CLIENTE o del encargado y del delegado de protección de datos.
B. Las categorías de tratamientos efectuados por cuenta del CLIENTE.
C. En su caso, la previa autorización por escrito por parte del CLIENTE para que puedan ser realizadas concretas y/o puntuales transferencias de datos personales a un tercer país u organización internacional, incluida la identificación de dicho tercer país u organización internacional y, en el caso de las transferencias indicadas en el artículo 49 apartado 1, párrafo segundo del Reglamento (UE) 2016/679, la documentación de garantías adecuadas, cuando dichas transferencias sean estrictamente necesarias para el cumplimiento de los fines de los servicios contratados por el presente documento.
4-. No comunicar los datos a terceras empresas, salvo que cuente con la autorización expresa previa y por escrito del CLIENTE, en los supuestos legalmente admisibles. El encargado puede comunicar los datos a otros encargados del tratamiento del mismo CLIENTE, de acuerdo con las instrucciones previas y por escrito del CLIENTE. En este caso, el CLIENTE identificará, de forma previa y por escrito, la entidad a la que se deben comunicar los datos, los datos a comunicar y las medidas de seguridad a aplicar para proceder a la comunicación. Si el encargado debe transferir datos personales a un tercer país o a una organización internacional, en virtud del Derecho de la Unión o de los Estados miembros que le sea aplicable, informará al CLIENTE la necesidad de proceder al cumplimiento de esa exigencia legal al CLIENTE a fin de que con carácter previo éste emita autorización por escrito sin la que KLICKAIR no podrá proceder a la realizar dicha transferencia.
5. Subcontratación del servicio de recuperación de IVA
Se trata de un servicio (en adelante el Servicio) de emisión de facturas electrónicas de los tiques de gastos de representación (restauración, cafeterías, parkings, taxis y gasolineras) a partir de las fotografías que el personal de su empresa haya realizado de los tiques de sus gastos.
Este servicio estará disponible solo para las consumiciones y servicios utilizados en establecimientos en España, incluyendo las islas Canarias, y excluyendo Ceuta y Melilla. Cualquier empresa, independientemente del territorio donde se encuentre su domicilio social, podrá contratar este servicio.
El servicio de recuperación de IVA se realiza a través del proveedor 60 días SLU SLU – (en adelante Proveedor IVA).
El Cliente da su consentimiento explícito a recibir, a través del Proveedor IVA, las facturas electrónicas asociadas a las operaciones realizados por sus empleados en establecimientos adheridos a la red del Proveedor IVA. En todo caso, el Proveedor IVA no emitirá facturas electrónicas de documentos que no puedan considerarse Facturas Simplificadas
Las facturas y tickets electrónicos remitidos y conservados a través del Servicio cumplen con la normativa vigente (y por tanto no requieren su conservación en papel) y en concreto la Ley 34/2002 de 11 de julio de Servicios de la Sociedad de la Información y de Comercio Electrónico, el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, y la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, en transposición de la normativa europea de la Directiva 2000/31/CE del Parlamento Europeo y Consejo, de 8 de junio de 2000, sobre el Comercio Electrónico, la Directiva 1999/93/CE del Parlamento Europeo y Consejo, de 13 de diciembre de 1999, por el que se establece un marco comunitario para la Firma Electrónica, y la Directiva 2001/115/CE del consejo de 20 de diciembre de 2001 por la que se modifica la directiva 77/388/CEE con objeto de simplificar, modernizar y armonizar las condiciones impuestas a la facturación en relación con el IVA.
A efectos de recibir la factura electrónica correspondiente, el empleado del Cliente deberá consumir en la red de establecimientos del Proveedor IVA, para poder generar posteriormente una factura personalizada asociada a sus tickets de consumiciones y gastos. El Proveedor IVA no se hace CLIENTE de las facturas que no puedan emitirse o tiques que no puedan digitalizarse por causas imputables al empleado, al Cliente o al establecimiento colaborador.
Las facturas electrónicas serán emitidas en el formato definido por el Proveedor IVA. Por defecto, se emitirá una factura recapitulativa por empleado y proveedor durante los primeros dieciséis días del mes y en ella figurará un detalle consistente en la relación de tiques substituidos por la factura, el importe y fecha de cada uno de ellos.
El Cliente autoriza al Proveedor IVA a que, por imperativo legal, almacene y custodie en su repositorio digital online una copia electrónica de las operaciones, facturas y tickets electrónicos emitidos, durante cuatro ejercicios anteriores más el corriente.
El Cliente autoriza expresamente al Proveedor IVA a que éste actúe en su nombre a efectos de reclamar a los comercios de interés del Cliente para que se adhieran al servicio y, por tanto, puedan emitir facturas electrónicas en su nombre. En este sentido, el Cliente se compromete a facilitar al Proveedor IVA una relación de los comercios preferidos por sus directivos y empleados.
La deducibilidad del IVA en las facturas electrónicas recibidas a través del Proveedor IVA, así como la determinación de si dichos gastos tienen la consideración de fiscalmente deducibles o si, por el contrario, son una liberalidad o forman parte de una retribución del personal, serán responsabilidad exclusiva del Cliente y en ningún caso PROVEEDOR IVA será CLIENTE ante el incumplimiento por parte del Cliente de sus obligaciones fiscal y contables.
6-. KLIKAIR deberá observar en todo momento, y en relación con los ficheros de datos de carácter personal a los que tuviera acceso o le pudieren ser entregados por el CLIENTE, para la realización en cada caso de los trabajos y servicios que pudieren acordarse, el deber de confidencialidad y secreto profesional que, de conformidad con lo dispuesto en la normativa de Protección de Datos, subsistirá aun después de finalizar la relación de los trabajos encargados en relación con cualquier fichero así como, en su caso, tras la finalización por cualquier causa del presente contrato.
7-. Garantizar que las personas autorizadas para tratar datos personales se comprometan, de forma expresa y por escrito, a respetar la confidencialidad y a cumplir las medidas de seguridad correspondientes, de las que hay que informarles convenientemente.
8-. Mantener a disposición del CLIENTE la documentación acreditativa del cumplimiento de la obligación establecida en el apartado anterior.
9-. Garantizar la formación necesaria en materia de protección de datos personales de las personas autorizadas para tratar datos personales.
10-. Asistir al CLIENTE en la respuesta al ejercicio de los derechos de:
– Acceso, rectificación, supresión y oposición
– Limitación del tratamiento
– Portabilidad de datos
KLIKAIR debe resolver, sin cargo adicional alguno para el CLIENTE, y dentro del plazo establecido, las solicitudes de ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, supresión y oposición, limitación del tratamiento, portabilidad de datos y a no ser objeto de decisiones individualizadas automatizadas, en relación con los datos objeto del encargo.
11-. Derecho de información
KLIKAIR, en el momento de la recogida de los datos, debe facilitar la información relativa a los tratamientos de datos que se van a realizar. La redacción y el formato en que se facilitará la información se debe consensuar con el CLIENTE antes del inicio de la recogida de los datos.
12-. Notificación de violaciones de la seguridad de los datos
KLIKAIR notificará al CLIENTE, sin dilación, y en cualquier caso antes del plazo máximo de 72 horas, y a través de correo electrónico con confirmación de lectura, las violaciones de la seguridad de los datos personales a su cargo de las que tenga conocimiento, juntamente con toda la información relevante para la documentación y comunicación de la incidencia.
Si se dispone de ella se facilitará, como mínimo, la información siguiente:
Descripción de la naturaleza de la violación de la seguridad de los datos personales, inclusive, cuando sea posible, las categorías y el número aproximado de interesados afectados, y las categorías y el número aproximado de registros de datos personales afectados.
El nombre y los datos de contacto del delegado de protección de datos o de otro punto de contacto en el que pueda obtenerse más información.
Descripción de las posibles consecuencias de la violación de la seguridad de los datos personales.
Descripción de las medidas adoptadas o propuestas para poner remedio a la violación de la seguridad de los datos personales, incluyendo, si procede, las medidas adoptadas para mitigar los posibles efectos negativos.
Si no es posible facilitar la información simultáneamente, y en la medida en que no lo sea, la información se facilitará de manera gradual sin dilación indebida.
13-. Dar apoyo al CLIENTE en la realización de las evaluaciones de impacto relativas a la protección de datos, cuando proceda.
14-. Dar apoyo al CLIENTE en la realización de las consultas previas a la autoridad de control, cuando proceda.
15-. Poner a disposición del CLIENTE toda la información necesaria para facilitar y en su caso demostrar el cumplimiento de todas aquellas obligaciones cuya gestión encomienda el CLIENTE a KLIKAIR mediante la contratación de los servicios encargados en las condiciones que se estipulan en el presente documento, así como también para posibilitar la realización de las auditorías o las inspecciones que realicen el CLIENTE u otro auditor autorizado por él.
16-. Implantar las medidas de seguridad siguientes. Todas aquellas necesarias para:
Garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia permanentes de los sistemas y servicios de tratamiento.
Restaurar la disponibilidad y el acceso a los datos personales de forma rápida, en caso de incidente físico o técnico.
Verificar, evaluar y valorar, de forma regular, la eficacia de las medidas técnicas y organizativas implantadas para garantizar la seguridad del tratamiento.
Seudonimizar y cifrar los datos personales, en su caso.
17-. Designar un delegado de protección de datos y comunicar su identidad y datos de contacto al CLIENTE.
18-. Garantizar al CLIENTE que los servicios contratados por el presente documento permitirán y facilitarán el adecuado cumplimiento de todas las obligaciones establecidas en el artículo 19 del Reglamento de facturación que, como obligado tributario frente a la hacienda pública, corresponden cumplir al CLIENTE, a cuyo fin KLIKAIR garantiza bajo su exclusiva responsabilidad la existencia de las copias de seguridad necesarias y la aplicación de las medidas técnicas y los planes de contingencias necesarios que permitan garantizar la recuperación de los archivos informáticos en caso de siniestro o avería del sistema informático en el que se almacenan las facturas o documentos sustitutivos electrónicos, según lo establecido en los artículos 5, 6, 7 y 8 de la ORDEN EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, haciéndose enteramente responsable de indemnizar al CLIENTE sin limitación alguna todos los daños que pudieran derivarse de su eventual incumplimiento.
QUINTA: OBLIGACIONES DEL CLIENTE
Corresponde al CLIENTE:
1-. Velar, de forma previa y durante todo el tratamiento, por el cumplimiento del Reglamento (UE) 2016/679 por parte del encargado designado por el CLIENTE.
2-. Supervisar el tratamiento, incluida la realización de inspecciones y auditorías.
3-. Pagar a KLIKAIR el precio de los servicios contratados en las condiciones estipuladas.
SEXTA: RESPONSABILIDAD DEL KLIKAIR
1.- KLIKAIR indemnizará al CLIENTE por los daños y perjuicios, de cualquier naturaleza, que pudieran resultar del incumplimiento o cumplimiento defectuoso de las obligaciones contraídas en virtud del presente contrato y en su anexo.
2.- A título enunciativo, y no limitativo, dicha indemnización incluirá además de cualquier tipo de daño que se produzca, los daños morales e imagen, costes publicitarios o de cualquier otra índole que pudieran resultar para su reparación. KLIKAIR, asimismo, deberá responder de cualquier indemnización que a resultas de su incumplimiento o cumplimiento defectuoso tuviera que satisfacer tanto al CLIENTE como a terceros.
3.- La responsabilidad de KLIKAIR incluirá, además, el importe de cualquier sanción administrativa y/o resolución judicial condenatoria que pudiera resultar contra el CLIENTE, como resultado del incumplimiento o cumplimiento defectuoso de KLIKAIR de la normativa aplicable sea ésta mencionada o no en el presente documento y/o de las obligaciones exigidas en el presente contrato. La indemnización comprenderá, además del importe de la sanción y/o resolución judicial, el de los intereses de demora, costas judiciales y el importe de la defensa del CLIENTE en cualquier proceso en el que éste pudiera resultar demandado por cualquier causa derivada del incumplimiento o cumplimiento defectuoso de los servicios contratados en el presente documento.
SÉPTIMA: TARIFAS
OCTAVA: CONTROLES Y AUDITORÍA
NOVENA: NOTIFICACIONES
1.- Cualquier notificación que se efectúe entre las partes se hará por escrito a través del correo electrónico info@klikair.com o de cualquier otra forma que certifique la recepción por la parte notificada.
2.- Cualquier cambio de domicilio de una de las partes deberá ser notificado a la otra de forma inmediata y por un medio que garantice la recepción del mensaje.
DÉCIMA: CLÁUSULAS GENERALES
UNDÉCIMA: TRATAMIENTO DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL.
DUODÉCIMA.- CONFIDENCIALIDAD
DECIMO TERCERA. PACTOS DE POLÍTICAS GENERALES DE EMPRESA.
KLIKAIR se compromete a cumplir con la iniciativa del Pacto Mundial de Naciones Unidas en materia de responsabilidad social, por medio de la implantación de sus Diez Principios basados en los derechos humanos, laborales, medioambientales y de lucha contra la corrupción, disponibles en la página Web www.pactomundial.org , también se compromete a poner en práctica la Norma Responsabilidad Social SA 8000, y participando activamente en monitoreo de los requisitos de la norma, disponibles en la página Web: http://responsabilidad-social-corporativa.com/wp-content/uploads/2014/05/Norma-SA8000.pdf. Se comunica a KLIKAIR que para asegurar la adquisición de productos, equipos, maquinaria y servicios que usen energía y que tengan un impacto en el uso significativo de nuestros servicios y productos, serán evaluados en base a la eficiencia, el uso y el consumo de la energía, según UNE-EN ISO 50001:2011.